DIGITALNA ARHIVA ŠUMARSKOG LISTA
prilagođeno pretraživanje po punom tekstu
| ŠUMARSKI LIST 11-12/1996 str. 55 <-- 55 --> PDF |
STRUČNI ČLANCI - PROFESSIONAL PAPERS Šumarski list br. 11-12. CXX (1996), 505-512 UDK630*641 RAZVOJ MODELA PLANSKOG SUSTAVA U JP "HRVATSKE SUME" DEVELOPMENT OF THE PLANNING SYSTEM MODEL IN JP "HRVATSKE ŠUME´ Zvonimir LNENIČEK* Sažetak: Planski se sustav JP "Hrvatske šume " razvijao u dvije faze. Prva faza bila je po tehnologiji tradicionalna - opisna, ručno-mehanička. Dostignuti stupanj razvoja je opisan u Šumarskom listu br. 7-8 iz 1994. godine. Druga faza je "informacijska ". Razvijena je tijekom 1994. godine izradom projekta te uvođenjem u rad Informacijskog sustava plana poslovanja s izvedbenim programom u sve organizacijske jedinice (oko 200 jedinica). Primjenom kod izrade planova poslovanja za 1995. i 1996. godinu razvijeni sustav pokazao je vrlo dobre rezultate. Analizom problema kao i postignutih rezultata utvrđena je mogoćnost razvoja cjelovitog sustava informacija za poduzeće, a također i mogućnost konstrukcije općeg modela informacija na osnovi razvijene metode u modelu za planski sustav. Razvijena je originalna metoda projektiranja modela sustava informacija u ćetverodimenzionalnom sustavu. Ključne riječi: planski sustav, razvoj, model sustava informacija, četverodimenzijski sustav, originalna metoda projektiranja. 1. UVOD - INTRODUCTION Razvoj sustava planiranja u JP "Hrvatske šume" imao je dvije faze. Prvafaza imala je značajke organizacije jedinstvenog sustava na osnovama potreba jedinstvenog, prviputa organiziranog, šumarskog poduzeća u Hrvatskojte tradicionalnih metodologija planiranja u prijašnjimšumskim gospodarstvima. Razvojni put i dometi dostignutog stupnja razvoja prikazani su u ranijem članku, objavljenom u Šumarskom listu br. 7-8 iz 1994. godine. Druga faza je "informacijska faza". Nastaje primjenom informacijskih sredstava i postupaka na plan- ski sustav. Tijekom 1994. godine izrađen je "Projekt informacijskog sustava plana poslovanja" i "Izvedbeni ´ Zvonimir Lncnićck.dipl. inž.. Direkcija JP "Hrvatske šume" Zagreb. informacijski program" koji je zatim instaliran u sve Uprave šuma te Šumarije i Radne jedinice. Informacijski sustav plana poslovanja korišten je prilikom izrade Plana poslovanja za 1995. godinu - vrlo uspješno. Postignutaje velika brzina obrade planskih podataka te jedinstvo planskog sustava Plana poslovanja svih organizacijskih jedinica - Šumarija, Radnih jedinica, Uprava šuma i Poduzeća. Informatizirani su, kroz četiri godine projektirani, primijenjeni i praksom verificirani planov i poslovanja svih organizacijskih jedinica strukturirani n P° djelatnostima. Radi analiza i verifikacije napravljenoga, izrađen je ovaj pregled. |
| ŠUMARSKI LIST 11-12/1996 str. 56 <-- 56 --> PDF |
Z. Lneniček: RAZVOJ MODELA PLANSKOG SUSTAVA U J P " HRVATSKE ŠUME " Šumarski list br. 11 - -12. CXX (1996), 505-5 12 2. IZRADA INFORMACIJSKOG SUSTAVA PLANIRANJA CONSTRUCTION OF THE INFORMATION PLANNING SYSTEM 2.1. Razlozi i ciljevi - Razlog za izradu Projekta informacijskog sustava planiranja poslovanja leži u potrebi brže i učinkovitije obrade velike količine informacija kod izrade Plana "Hrvatskih šuma", koji se sastoji od niza planskih dokumenata, na tri organizacijske razine s približno 200 ogranizacijskih jedinica. U tako velikom poduzeću, višeslojno organiziranom, s 10.000 stalno zaposlenih radnika izrazit je problem rukovođenja i upravljanja. U suvremenom društvu taj se problem rješava upravljanjem korištenjem informacija po načelima "managementa". Planiranje se kod "managementa" koristi kao jedan od najvažnijih postupaka organizacije upravljanja i rukovođenja. Planiranje je način predviđanja budućnosti. Planirati znači misliti unaprijed. Tako planski sustav ima značajke "Projekta za upravljanje poduzećem". Nužne osobine takvog projekta svakako su, točnost i brzina manipulacije velikom količinom informacija. Za to je pozvana "informatika" da, uz primjenu informacijske tehnologije i modernih metoda modeliranja baza podataka te zahtjeve uspješno ostvari. Reasons and Purposes Informacijski sustav upravo ima cilj pravovremeno osigurati podatke potrebne za optimalno poslovanje i razvoj, i to kako za pojedinu cjelinu unutar Poduzeća, tako i za Poduzeće u cjelini. Istovremeno omogućuje na temelju neophodnih i točnih informacija jednostavnije donošenje odluka poslovodnih organa i pojedinaca. Ali, istovremeno, radi učinkovitosti funkcioniranja, traži i apsolutnu određenost svih komponenti sustava. Funkcioniranje informacijskog sustava na svim razinama organiziranosti (šumarije, uprave i direkcija) zahtijeva: jedinstveni šifarski sustav jedinstvene baze podataka jednake postupke s podacima kod ažuriranja jedinstvenu kontrolu podatakaka. U svrhu procjene sadržaja i načina organizacije informacijskog sustava napravljena je "Analiza postojećeg sustava planiranja" i izrađen "Projekt informacijskog sustava". 2.2. Izrada projekta informacijskog sustava planiranja poslovanja Construction of the Information System for Business Planning Prilikom izrade projekta pred očima je bio cilj izrade sveobuhvatnog informacijskog planskog sustava ali i potreba za jedinstvenim informacijskim sustavom poslovnih informacija u "Hrvatskim šumama".(SI. 1.) Već kod prvih obrada postojećih materijala uočeni su problemi koji su se sastojali uglavnom u djelimično nedovoljnoj preciznosti i jednoznačnoj određenosti nekih planskih kategorija radi nedovoljnog stupnja organiziranosti svih djelatnosti, kao i svih sektora rukovođenja funkcijama Poduzeća. Potrebno je da svi segmenti budu precizno definirani, jer s jedne strane plan je sinteza svih djelatnosti i funkcija Poduzeća, a s druge strane, jalov je pokušaj informatizirati nedovoljno definiran sustav. Zato se prišlo analizi "Sistema informacija za upravljanje Poduzećem" (Slika 2.) i "Procesa planiranja" Slika 1. Organizacijska piramida- organizacijske i tehnološke je( Slika 3.). dinice. Figure l.Organizacional pyramid - organizacional and tcchnologi calunits. |
| ŠUMARSKI LIST 11-12/1996 str. 57 <-- 57 --> PDF |
Z. Lneniček: RAZVOJ MODELA PLANSKOG SUSTAVA U JP "HRVATSKE ŠUME" Šumarski listbr. 11-12, CXX (1996). 505-512 Utvrđeno je da osnovni ulazni podaci nastaju na razini Pripremnih planova, koji za sada još nisu standardizirani. Zato je ocijenjeno da se informatička obrada plana za sada, može svrhovito organizirati jedino za Plan poslovanja. Obzirom da je utvrđeno da je osnovna razina planiranja Obračunsko mjesto (radilište, revir, stroj i si.), za daljnji razvoj sustava planiranja (i svih drugih informacija o poslovanju) treba hitno standardizirati Pripremne planove (proizvodni planovi). Na osnovi obrađenog materijala u prvoj fazi, definiran je suženi projektni zadatak: "Projekt informacijskog sustava planiranja poslovanja". Temeljem utvrđenog projektnog zadatka nastavljena je izrada "Projekta...". Materijal je obrađen u tri glavna područja: Sustav planiranja Informatička razrada Baze podataka ("šifarnici"). Značajke informatike - određenost svih sastojaka sustava uvjetovale su potrebu izgradnje što određenijeg sustava. Zato je bilo potrebno preciznije odrediti još neke sastojke sustava planiranja poslovanja pod naslovom: 2.3. Definiranje sustava planiranja Defining of the Planning System Osim do sada razrađenog sustava planiranja, radi učinkovite informatičke obrade morali su se definirati još neki segmenti: Osnovna razina planiranja; Izlazne tablice Plana poslovanja; Ulazne podatke u Plan poslovanja; Organizacija planiranja. 1. Osnovna razina planiranja definirana je osnovnom jedinicom gospodarenja šumama, a to je ODSJEK! Odsjek je osnovna (bazna) jedinica u osnovama gospodarenja za koju se prate podaci o drvnoj zalihi i promjenama, čiji je uzrok djelatnost čovjeka. Zato se i radovi moraju planirati po odsjecima, a mogu se zatim zbrajati po odjelima, gospodarskim jedinicama i revirima i zbog tehnoloških razloga općenito po radilištima. Radilišta se opisuju naturalnim, organizacijskim i financijskim atributima u kom se smislu retiraju kao "obračunsko mjesto" (ili "mjesto troška" u užem smislu). 2. Izlazne tablice Plana poslovanja postojeće su tablice za razinu Šumarije, Uprave šuma i Poduzeća, djelomično dotjerane i tako prilagođene načelima informatičke obrade da se podatak unosi samo jednom i da mora biti jednoznačno definiran u cijelom sustavu informacija "Hrvatskih šuma". |
| ŠUMARSKI LIST 11-12/1996 str. 58 <-- 58 --> PDF |
Z. Lneniček: RAZVOJ MODELA PLANSKOG SUSTAVA U J P " HRVATSKE ŠUME " Šumarski list br. 11-12, CXX (1996), 505-512 Ovo načelo zahtjevao je izmjene nekih tablica i precizno razgraničenje sustava Plana poslovanja (zbirni podaci) od sustava Pripremnih planova (detaljni podaci). 3. Ulazni podaci u Planu poslovanja zbirni su podaci (podaci rekapitulacija) Pripremnih planova (planova proizvodnje). Glede činjenice da za sada Pripremni planovi nisu dovoljno definirani da bi se mogli uvesti u informacijski sustav za planiranje, privremeno se usvaja metoda korištenja ulaznih podataka direktno iz postojećih baza podataka ili direktno unošenje u sustav Plana poslovanja. 4. Organizacija planiranja, radi informatičke obrade, zahtijeva čvršće oblike i precizniju manipulaciju podacima. Svaki ulazni podatak mora biti točan, precizan i verificiran, a postupci s podacima strogo po proceduri. Procedura definira: Organizaciju unosa podataka; Kontrolu i verifikaciju planova; Kontrolu kvalitete izrade plana; Korištenje zadanih osnovnih podataka i Korištenje klasifikacija podataka ("šifarnika"). 1. Organizacija unosa podataka Osnovno je načelo da se podaci unose u Šumariji, a dalje se prenose informatičkim sredstvima. 2. Kontrola i verifikacija planova odvija se po načelu nadležnosti hijerarskijske funkcije uz ovjeru potMODEL KLASIFIKACIJE pisom i žigom svakog izlaznog planskog dokumenta. Samo verificirani podaci smiju se koristiti za daljnju obradu. 3. Kontrola kvalitete izrade plana izvodi se kao: numerička; logička i kvalitetna. 4. Korištenje zadanih osnovih podataka ostvaruje se korištenjem podataka iz Osnove plana za konkretnu godinu. Osnove plana sadržavat će osnovne atribute, kao što su jedinični troškovi (vrijednost boda i si.), cjenici, postotak izdvajanja za SRS, "šifarnici" i drugo. Osnove plana izrađivat će Razvojno-planska služba u Direkciji. 5. Korištenje klasifikacije podataka ("šifarnika") je obvezno. Koriste se "šifarnici" definirani ovim Projektom kao i oni, posebno naznačeni u Osnovama plana. Osnova izgradnje integralnog informacijskog sustava Poduzeća podrazumijeva jedinstveni šifarski sustav, t.j. korištenje istih klasifikacija na svim razinama i u svim djelatnostima. "Šifarnici" se projektiraju na osnovi "Modela klasifikacije obračunskih jedinica" - za lociranje poslovnih događaja, koji jednoznačno definira poslovni događaj na sjecištu triju karakterističnih skupina obračunskih jedinica (Slika 4.). OBRAČUNSKIH JEDINICA ZA LOCIRANJE POSLOVNIH DOGAĐAJA I OBRAČUNSKA MJESTA 1 PODUZEĆE 2. UPRAVA ŠUMA 01. Vinkovci 02. Osijek 03. Našice 04. Požega 05. Bjelovar 06. Koprivnica 07. Zagreb 08. Sisak 09. Karlovac 10. Ogulin II TEHNOLOŠKE JEDINICE 1. DJELATNOSTI 2. PODDJELATNOSTI 01.Uzgajanje šuma 1.1. Jednostavna biološka reprodukcija (JBR) 1.2. Proširena biološka reprodukcija (PBR) 1.3. Rasadnička proizvodnja 1.4. Privatne šume III POSLOVNI DOGAĐAJI 1. KAPACITET 2. PROIZVODNJA 3. ORGANIZACIJA 4. RASHODI 5. PRIHODI 6. DOBIT |
| ŠUMARSKI LIST 11-12/1996 str. 59 <-- 59 --> PDF |
Z. Lneniček: RAZVOJ MODELA PLANSKOG SUSTAVA U JP " HRVATSKE ŠUME " Šumarski list br. 11-12, CXX (1996), 505-512 Slika 4. Model klasifikacije obračunskih jedinica. Figure 4. Classification model of showdown units. Karakteristične skupine obračunskih jedinica jesu: I - obračunska mjesta (lokacija)-showdown units, II - tehnološke jedinice (radne operacijej-technological units, III - poslovni događaji (aktivnosti)-business events. 3. ANALIZA I OSNOVE SUSTAVA PLANA POSLOVANJA ANALYSIS AND BASICS OF THE BUSINESS PLANNING SYSTEM Postavljen problem - informatička obrada Plana pou međusobnim vezama. slovanja riješen je uspješno zahvaljući korištenju "su-Struktura je izgrađena od tri skupine strukturnih jestavskog mišljenja" - izgradnjom sustava. Dakle, rješadinica: vanje konkretnih problema uputilo je na potrebu obli I. Organizacijske jedinice kovanja posebnog planskog sustava - sustava "Plan poslovanja". II. Jedinice djelatnosti Analizom napravljenog modela mogu se uočiti o-III. Jedinice efekata. snovne značajke izgrađenog sustava, a to prije svega Svaka skupina jedinica dalje se strukturira po hijernjegov sadržaj: arhijskom načelu, zavisno od organizacije cjeline (po struktura duzeća) i odluka uprave poduzeća (menedžmenta) (sli elementi ka 5.). 509 |
| ŠUMARSKI LIST 11-12/1996 str. 60 <-- 60 --> PDF |
Z. Lneniček: RAZVOJ MODELA PLANSKOG SUSTAVA U JP " HRVATSKE ŠUME " Šumarski list br. 11-12, CXX (1996), 505-512 I. ORGANIZACIJSKE JEDINICE II. JEDINICE DJELATNOSTI III. JEDINICE EFEKATA Organization units Activity units Effect units 1. Poduzeće 1. Djelatnosti 1. Kapacitet Enterprise Activities Capacity 2. Uprave šuma 2. Poddjelatnosti 2. Proizvodnja Forest administrations Subactivities Production 3. Šumarije 3. Grupe radova 3. Troškovi Forest districts Work groups Expenses 4. Radilišta - strojevi 4. Radovi 4. Prihodi Worksites - machines Works Income 5. Radnici 5. Dobitak Workers Profit 6. Imovina Property Slika 5. Strukturne jedinice. Figure 5. Structural units. Elementi su (u smislu definacije kemijskih klasičnih Određivanje elemenata ovisi o organizaciji sustava, elemenata) najmanji cjeloviti dio sustava. Element je potrebama upravljanja sustavom, a postiže se odlukom najmanja jedinica sustava, koja još ima značaj cjelina, a menedžmenta. Tako se element (osnovni) sustava može sadrži osobine strukturnih jedinica. utvrditi na raznim hijerarhijskim razinama. On nužno ima osobine autonomnosti. U našem primjeru proizvodnog poduzeća to znači da sadrži mogućnost bar minimalne samostalne proizvodnje, razmjene, upravljanja i odlučivanja. Opisani se sustav može zorno prikazati u prostoru s tri dimenzije, (slika 6.). Skupine strukturnih jedinica predstavljene su ravninama, koja se sijeku u jednoj točci - elementu sustava. Raznim razinama položaja ravnina određuju se točke presijecanja u svim mogućim kombinacijama. Tako se mogu definirati svi odabrani elementi sustava. Slika 6. Strukturne jedinice u 3-dimenzionalnom prostoru. Figure 6. Structural units in 3-dimensional space. Dakle, termin "element" upotrijebljen je u univerzalnom smislu tako da pokriva djelomične termine kao „.., . ., , „ Slika 7. Grozd-klaster sto su: ´obračunsko mjesto , "mjesto troška i slične. Figure 7. cluster. |
| ŠUMARSKI LIST 11-12/1996 str. 61 <-- 61 --> PDF |
Z. Lneniček: RAZVOJ MODELA PLANSKOG SUSTAVA U JP " HRVATSKE ŠUME " Šumarski list br. 11-12, CXX (1996), 505-512 Organizacija poduzeća na osnovi ovako definiranog sustava može se predočiti kao grozd (teorija klastera). (slika 7.). Do sada smo razmatrali sustav godišnjeg plana. Kada uvedemo i varijablu vrijeme - plan može biti napravljen i kao višegodišnji, tromjesečni i slično - cijeli sustav dobiva i četvrtu dimenziju - vrijeme. Time je sustav moguće definirati u prostoru i vremenu te ga tako jednoznačno odrediti. Praktično gledano, sustav je omogućio odgovore na pitanja: kada (se događa aktivnost) - jedinice vremena (V) gdje (se događa aktivnost) - organiz. jedinice (O) kako (se događa aktivnost) - jedinice djelatnosti (D) što (sedogađa) -jediniceefekta(EF) Svaki elemenat sadrži odgovore na sva postavljena pitanja. Element se, dakle može izraziti formulom: E = 0 + D + EF + V Korištenjem standardizirane klasifikacije, svaki element u sustavu dobiva odgovarajuću brojčanu šifru pogodnu za primjenu u informacijskom sustavu. Na primjer: I.ORGANIZACIJSKE II. JEDINICE III. JEDINICE JEDINICE DJELATNOSTI EFEKATA Organization units Activiti units Effect units 01 01 02 05 01 02 03 02 02 4. REZULTAT - OSNOVE OPĆEG MODELA SUSTAVA INFORMACIJA RESULTS - BASICS OF GENERAL INFORMATION SYSTEM MODEL 4.1. Sustav poslovnih informacija u poduzeću System of Business Information U sustavu poslovnih informacija u poduzeću planski sustav predstavlja "podsustav", kao i ostali potrebni podsustavi. To su, u menedžerskom upravljanju posebno, podsustavi: planiranje izvršavanje praćenje analiza odlučivanje a svi se odnose na poslovne aktivnosti. Nameću se pitanja: 1. Da li do sada razvijeni sustav planiranja može biti dovoljan? 2. Da li do sada razvijeni sustav planiranja može poslužiti kao model za razvoj ostalih podsustava? Na prvo pitanje, odgovor je i da i ne. Parcijalno i kratkoročno sustav planiranja može se uspješno koristiti. Ali, kao dio ukupnog sustava on se nužno mora pokoriti zahtjevima cjeline. Odgovor na drugo pitanje je da! Dokazi za ovu tvrdnju sastoje se u tome, stoje planski podsustav razvijan na osnovi analize "sustava informacija za upravljanje poduzećem" (vidi sliku 2). Uz uvjet da su dobro utvrđeni i standardizirani glavni sadržaji baze podataka, a to znači: organizacijske jedinice, jedinice djelatnosti, jedinice učinka rada te standardizirani šifarnici (klasifikacija jedinica), odnoseći se na cijelinu poduzeća u većoj ili manjoj mjeri, podsustav planiranja može poslužiti za izgradnju sustava poduzeća. Potrebno je izgraditi cjelovit, jedinstven sustav poslovnih informacija cijelog poduzeća, jer će samo tako svih navedenih pet podsustava moći postizavati prave učinke - davati cjelovite poslovne informacije menedžmentu poduzeća. Očigledno je da svi podsustavi moraju raditi s istim elementima i strukturom sustava! 4.2. Opći model sustava informacija General Model of Information System Postavlja se pitanje da li se model poslovnih informacija razvijen u proizvodnom poduzeću može primijeniti i u drugim poduzećima ili čak kao opći model. Odgovor bi mogla dati daljnja istraživanja u primjeni i razvoju modela. Međutim, već sada može se predvidjeti da bi model mogao poslužiti za većinu potreba u većoj ili manjoj mjeri. Dokazi za ovu pretpostavku nalaze se u ocjeni da je sustav poslovnih informacija u poduzeću zapravo sustav (ili bar pretežni dio sustava) informacija organizacija rada i upravljanja. Dakle, u većini slučajeva odgovara za situacije organizirane, upravljive ljudske djelatnosti. Ondje gdje je moguće stvarni sustav definirati s vremenskom varijablom, tri varijable ili tri skupine varijabli strukturnih jedinica te elementima sustava, koji su determinirani s istim varijablama, ovaj model je moguće primijeniti za projektiranje općeg sustava informacija. U tom smislu, u najmanju ruku, moguće se koristiti razvijenom metodom za projektiranje konkretnog informacijskog sustava. |
| ŠUMARSKI LIST 11-12/1996 str. 62 <-- 62 --> PDF |
Z. Lneniček: RAZVOJ MODELA PLANSKOG SUSTAVA U J P " HRVATSKE SUME Šumarski I istbr. II 12, CXX (1996), 505-512 Osnovni metodski koraci jesu: utvrđene strukturne varijable standardizacija - opća standardizacija, oslonjena određivanje cilja - što se želi postići; na standardizaciju strukturnih jedinica i elemenata određivanje organizacije postizanja cilja; izrada opće klasifikacije; analiziranje organizacije te utvrđivanje: izgradnja informatičkog sustava. strukturnih jedinica - determiniranjem tri skuZavršni cilj je izgradnja informatičkog sustava oppine relevantnih varijabli ćeg modela sustava informacija, jer samo on omogu( odgovorom na pitanja: što, gdje, kako i za četvrtu ćava učinkovito korištenje željenih informacija te tako dimenziju kada?) pruža mogućnost kvalitetnog upravljanja sustavima. elemenata - osnovnih jedinica koje su definiA to i je osnovni zadatak modernih upravljača rane sadržajem sve tri menedžera. LITERATURA - REFERENCES: Bebek, B.: Shematizacija postupaka projektiranja viLneniček, Z.: Što je kapacitet u šumarstvu? Šumar šestruko koncipiranog organizacijskog sustava, ski list, 5-6/1983, str, 247-252 Ekonomski analitičar, 1/1995.str.22-33. Lneniček , Z.: Razvoj sustava planiranja u JP "Hrvat Brezničar , B.: Značaj i obilježja planske funkcije u ske šume", Šumarski list, 7-8/1994, str. 235-239. managementu, Ekonomski analitičar, 9/1993, Sabadi , R.: Ekonomika šumarstva, Sveučilište u Za str. 19-28. grebu, Šumarski fakultet, 1986. D r u c k e r, P.: Efikasan direktor, Privredni vjesnik, ZaTin tor, J.: Ekonomska analiza poslovanja poduzeća greb 1992. danas, Ekonomski analitičar, 9/1993, str. 3-12. Galetić , L.: Planiranje kao funkcija managementa, Ekonomski analitičar, 2/1993, str. 3-10. SUMMARY: The planning system of JP " Hrvatske šume " has been developed in two steps. First step was carried out in a traditional way - being descriptional, hand written and mechanical. The description of this step could be found in "Šumarski list" 7-8from 1994. Second step is " informational phase ". Using the informational means and procedures, for the purpose of management, this system was developed. In the year 1994 the project were made and computer programme was implemented in all organizational units (app. 200 units). This system was used for business planning with very good results in 1995. Analizyng the system of "Businessplanning", the basic characteristics of model were determined. They are structure -elements. This model is strictly determined by four variables, as the four-dimension system in space and time. The "Business planning" is the part of the general business information system in enterprise. But this general information system is based on the same characteristics as the newly developed model of business planning. This model, which was developed for planning system is useful for all information systems which could be determined by one time variable and three structural variables with elements which are determined by the same variables. Key words: Planning system, development, information system model, 4dimensional space, original project method. |